نماذج رسائل إدارية

بواسطة: - آخر تحديث: ٠٩:٥٧ ، ٣١ مايو ٢٠١٧
نماذج رسائل إدارية

الرسائل الإداريّة

الرّسائل الإداريّة هي الخطابات التي يتمُّ إرسالها داخل حدود المُنشأة، والتي تتميّز بطبيعتها الرسميّة، ويتشارك في إرسالها واستقبالها المُوظّفون في الدّائرة أو القسم الإداريّ الواحد بين بعضهم بعضاً، أو مع الإدارة المُباشرة والمَسؤولة عنهم.[١] وتُعرف الرسائل الإداريّة بأنّها طريقةٌ من طُرق التّواصل التي تعتمد على استخدام الرّسائل العاديّة، أو الإلكترونيّة للرّبط بين أطراف الرّسالة.[٢] ومن التّعريفات الأُخرى للرّسائل الإداريّة هي الوسائل المُستخدَمة في نقل تصوّر مُعيّن عن شيء ما، سواءً أكان مُرتبطاً في وحدةٍ من وحدات العمل، أو في حال أرادت الإدارة، أو المُشرفون عن المُنشأة التّواصل مع الموظفيّن، من أجل دعوتهم لاجتماع، أو تكليفهم في القيام بمجموعةٍ من المَهام، أو غيرها من الأمور الأُخرى،[٣] كما تُعرَف الرّسائل الإداريّة بأنّها مُخاطبةٌ تكون ما بين جهتيْن رسميّتيْن، أو شخص وِجهة رسميّة أو العكس، وتسعى إلى تحقيق هدف وظيفيّ.


نماذج الرّسائل الإداريّة

نماذج الرّسائل الإداريّة هي النّماذج المُستخدَمة في كتابة الرّسائل الإداريّة المُختلِفة، والآتي أمثلة عليها:[٤]


نموذج طلب ملف إداريّ

طلب ملف إداريّ
اسم الشّركة .........

التّاريخ: / /

إلى السّيد المدير العامّ، تحيّة طيّبة وبعد،

الموضوع: طلب ملفّ إداريّ عن ..................

الرّجاء تقديم المُساعدة في توفير الملفّ الإداريّ المَطلوب في موضوع الرّسالة، والذي يحمل الرّقم المرجعيّ الآتي:...............؛ لأنّه يُساعد على القيام بالمَهام الخاصّة في العمل، وسوف يتمُّ إعادة الملفّ الإداريّ مُجدّداً بعد استخدامه، ومع فائق التّقدير والاحترام.

اسم الموظف:

التّوقيع:


نموذج تأجيل عقد اجتماع

تأجيل عقد اجتماع
التّاريخ: / /

إلى السّيد المُدير/ رئيس القسم، تحية وبعد،

بناءً على الطّلب المُرفَق في هذه الرّسالة، يُرجَى قبول تأجيل عقد الاجتماع المُقرّر للأسباب الآتية:...........................................................................، مع إرسال موعد جديد للاجتماع إن أمكن ذلك، لاعتماده بدلاً عن المُوعد المُؤجّل، مع فائق الاحترام والتّقدير.

المُشرف عن الاجتماع:

التّوقيع:

نسخة إلى رئيس لجنة الاجتماعات.

نسخة إلى الإدارة.

نُسَخ إلى المشاركين في الاجتماع.


نموذج طلب صيانة

نموذج طلب صيانة
إلى السّيد رئيس قسم الهندسة والصّيانة، تحية وبعد،

التّاريخ: / /

الموضوع: طلب صيانة أجهزة الحاسوب في قسم................

أسباب طلب الصّيانة:.......................................

بناءً على المعلومات المَذكورة أعلاه، يُرجى العمل على اتّخاذ الإجراءات المُناسبة؛ من أجل المُساهمة في ضمان استمراريّة العمل في القسم، ومع فائق الاحترام والتّقدير.

اسم الموظّف:

التّوقيع:

نسخة إلى الإدارة.

نسخة إلى قسم الهندسة والصّيانة.


شروط كتابة الرّسائل الإداريّة

توجد مجموعة من الشّروط التي يجب التقيّد بها عند كتابة الرّسائل الإداريّة، وهي:[٥]

  • استخدام الألفاظ الواضحة، والمفهومة، والدّقيقة، والتي تُساعد على فهم الهدف الخاصّ من الرّسالة الإداريّة.
  • توفير معلوماتٍ موثوقةٍ، وصحيحةٍ، وقابلةٍ للتّحليل من قِبَل مُستلم الرّسالة الإداريّة؛ حتى يتمكّن من الردّ عليها بطريقةٍ مُناسبة.
  • الابتعاد عن استخدام الكلمات، والألفاظ الصّعبة، أو التي يَصعُب تفسيرها أو فهمها، والتي تُعرقِلُ من إدراك المَطلوب من الرّسالة.
  • الموضوعيّة والاختصار في صياغة نص الرّسالة، وتُعتبر من الشّروط المُهمّة للرّسائل الإداريّة، والتي تُساهم في تحقيق الهدف المطلوب منها.
  • الحرص على توزيع الأفكار في الرّسالة الإداريّة، بناءً على مَجموعةٍ من الأقسام أو الفقرات، وخصوصاً في الرّسائل التي تحتوي على العديد من المعلومات.


مواصفات الرّسائل الإداريّة

يجب أن تتميّزَ الرّسائل الإداريّة بمجموعة من المُواصفات، ومن أهمّها:[٦]

  • الاهتمام بنوع الورق المُستخدَم؛ وخصوصاً عند كتابة أو طباعة الرّسالة الإداريّة ورقيّاً؛ إذ يُنصَح باستخدام الورق من نوع (A4)، والذي يُعتَبر الأكثر مُلائمةً للاستخدام في هذه الرّسائل.
  • التقيُّد بنوع وحجم خطّ كتابة الرّسائل الإداريّة؛ لأنّ أغلب الرّسائل تُكتبُ عادةً في خطٍّ مُتوسّط المَقاس، وبنوع خطٍّ عاديّ؛ أيّ بعيدٍ عن الرّموز أو الأشكال.
  • الانتباه للمَسافات، وهي الفراغات التي تُوجد بين فقرات الرّسالة الإداريّة؛ وخصوصاً في خانة (المُحتوى)، فمن المُهمّ وضع مَسافاتٍ مُناسبة بين الفقرات، حتّى يَسهُل معرفة الأفكار الخاصّة في الرّسالة، وفهمها من قِبَل المُستلم، ممّا يُساعد في الحصول على ردّ صحيح لها.
  • تنسيق الهوامش؛ وهي الأطراف الجانبيّة لنصّ الرّسالة الإداريّة، والتي تُساهم في إضافةِ شكلٍ مُناسب للورقة الخاصّة بها، وتُساعد في حفظ الرّسالة في المَلفّات والسِجلّات الإداريّة؛ وخصوصاً أنّها تُوفّر هامشاً لا يحتوي على أيّة كلمات، ممّا يُساعد على حماية النصّ من التَّلَف.


مُكوّنات الرّسائل الإداريّة

عادةً يجب أن تحتوي الرّسائل الإداريّة على المُكوّنات العامّة الآتية:[٥]

  • ترويسة الرّسالة: هي التي تحتوي على عنوان مُرسِل الرّسالة، وبريده الإلكترونيّ (في حال استخدامه في إرسال الرّسالة)، أو وسيلة الاتّصال المُناسبة للحصول على ردٍّ على الرّسالة الإداريّة.
  • تاريخ الرّسالة: هو الذي تُكتب فيه الرّسالة، وعادةً يجب أن يوجد في أعلى صفحتها من جهة اليسار أو اليمين.
  • العنوان الرئيسيّ: هو العنوان الذي يَستخدم للإشارة إلى السّبب المُباشر، والمُتعلّق بإرسال الرّسالة الإداريّة إلى الجهة المُستلِمة لها.
  • نص الرّسالة الإداريّة: هو نصّ يكتب بطريقةٍ مُختصرة وموضوعيّة، ويشمل كافّة المعلومات التي يُريد كاتب الرّسالة توصيلها.
  • اسم كاتب الرّسالة: هو اسم المُوظّف أو الشّخص الذي قام بكتابة وإعداد الرّسالة من أجل إرسالها إلى الإدارة، أو القسم، أو الشّخص الذي سيستلمها.
  • تحيّات الرّسالة: هي التحيّات التي تُستخدَم في كتابة الرّسائل الرسميّة عموماً، والرّسائل الإداريّة خصوصاً، وعادةً تُستخدم في بداية الرّسالة جُملة (تحيّةً طيّبةً وبعد،)، أمّا في نهاية الرّسالة تُكتب جُملةُ (مع فائق الاحترام والتّقدير).
  • التّوقيع: هو الحروف و/أو الكلمات التي تُستخدَم للدّلالة على شخصيّة كاتب الرّسالة، ويُكتَب عادةً في أسفل صفحتها.
  • المُرفقات: هي الوثائق التي يتمُّ إضافتها للرّسالة الإداريّة، والتي تُساهم في دعم الهدف الخاصّ من إرسالها.


المراجع

  1. "معنى المراسلة"، المعاني، اطّلع عليه بتاريخ 6-12-2016. بتصرّف.
  2. "correspondence", Dictionary.com, Retrieved 6-12-2016. Edited.
  3. "correspondence", Business Dictionary, Retrieved 6-12-2016. Edited.
  4. مميش علي، رزاق العربي (2010)، التحرير الإداري، الجزائر: المعهد الوطني لتكوين مستخدمي التربية وتحسين مستواهم، صفحة 37، 38، 42، 44، 48. بتصرّف.
  5. ^ أ ب "الرسائل الإدارية وأنواعها"، جامعة المجمعة، اطّلع عليه بتاريخ 6-12-2016. بتصرّف.
  6. إجراءات سكرتارية، المراسلات الإدارية، صفحة 88، 89. بتصرّف.