كيف أكتب رسالة رسمية

بواسطة: - آخر تحديث: ٠٥:٤٩ ، ١ أغسطس ٢٠١٧
كيف أكتب رسالة رسمية

كيف أكتب رسالة رسمية

يتداول الأشخاص الرسائل فيما بينهم للكثير من الأهداف، وبناء عليه الرسائل نوعان؛ الرسائل الخاصة التي تحمل عبارات المشاعر الدافئة والعواطف النبيلة، وبعض الشؤون الخاصّة ويتمّ تداولها بين ذوي العلاقات الاجتماعية الدافئة، أمّا النوع الثاني فهي الرسائل الرسمية، التي يتمّ تبادلها بين الأشخاص والمؤسّسات أو الشركات لأهداف رسميّة ومهنية، وهي مختلفة تماماً عن الرسائل الخاصة في طريقة كتابها وفي أغراضها.


خطوات كتابة رسالة رسمية

التعريف عن النفس

يجب البدء بكتابة الرسالة الرسمية بتقديم الشخص لنفسه، خصوصاً إذا كانت الرسالة موجهة لأشخاص لا يوجد بينهم سابق معرفة، أو الذين لا تربطهم بصاحب الرسالة علاقة مهنيّة قويّة، ولهذا من الهام جداً ذكر الاسم والمسمّى الوظيفي بطريقة واضحة ومختصرة قبل التطرق بالحديث عن تفاصيل العمل.


تجنّب ذكر أمور الشخصية

لا ينبغي التطرق لمواضيع خاصّة أو شخصية عند كتابة الرسالة الرسميّة وخاصّةً إذا كانت لأغراض مهنيّة، وبدلاً من ذلك يجب التركيز على مناقشة الأمور العامّة، وفي حال كانت هناك حاجة للحديث بأغراض شخصيّة يمكن تناولها عير حديث هاتفيّ.


الحرص على صحة الصياغة اللغوية والنحوية

من الهام جداً الاهتمام بالأسلوب الذي تتمّ كتابه الرسالة به، وتدقيق الإملاء وعلامات الترقيم، بالإضافة إلى تصريف الأفعال، والحرص على قراءة الرسالة أكثر من مرّة قبل إرسالها للتأكّد من دقّتها، من أجل ترك انطباع إيجابيّ لدى متلقّي الرسالة.


تجنّب استعمال الكلمات المختصرة والغريبة

يؤدّي استعمال المصطلحات المختصرة والغريبة إلى خلق تشويش في فهم الرسالة لدى المتلقّي، فعلى عكس الحديث عن الهاتف، لا يمكن شرح هذه المصطلحات الغامضة إذا لم يتمكّن المتلقّي من فهمها.


وضع عنوان واضح للرسالة

ينبغي عند إرسال أيّ رسالة توضيح العنوان وجعله دقيق، مع الحرص على أن يكون مرتبطاً بشكل مباشر بموضوع الرسالة، وتجنّب العناوين المبهمة وغير الواضحة، وإرسال الرسالة للشخص المعنيّ فقط.


جعل الرسالة مختصرة

يجب عدم ذكر أيّ تفاصيل مبهمة أو غير ضروريّة في الرسالة، وجعلها مختصرة وموجزة قدر الإمكان، والدخول مباشرة في صلب الموضوع الرئيسي، ومن الجدير بالذكر ضرورة تجنّب الإفصاح عن أي معلومات سريّة وتفاصيل لا يجب ذكرها، حيث يمكن استعمال هذه المعلومات في المسائل القانونيّة.


وضع التوقيع الخاص

من الضروري كتابة التوقيع الخاصّ بمرسل الرسالة في نهايتها، وبكون واضحاً ومطابقاً للتوقيعات الأخرى للمرسل، وإذا كان هناك ختم أو شعار خاصّ به يفضّل أن يتمّ إرفاقه بالرسالة، فيعطيها مزيداً من الرسمية.