كيف تكون سكرتير ناجح

بواسطة: - آخر تحديث: ٠٩:١٦ ، ١٩ يوليو ٢٠١٨
كيف تكون سكرتير ناجح

تنظيم مهام العمل

تعتبر القدرة على تنظيم المهام اليوميّة صفة مهمة، وأساسية للسكرتير الناجح، فيجب على السكرتير تتبع العديد من المهام، والمشاريع بشكل روتيني، مثل: جدولة الاجتماعات، والتعيينات، والتعامل مع المكالمات الهاتفية، وإجراء ترتيبات السفر لمدير العمل، والعديد من المسؤوليات الأخرى، إذ أن السكرتير غير المنظم يخلق حالة من الفوضى في المكتب، ويقوم بعرقلة العمل.[١]


امتلاك المهارات اللازمة للعمل

تشمل متطلبات منصب السكرتارية مهارات الكتابة الدقيقة، واستخدام جداول البيانات المحتلفة، ومعرفة استعمال بعض الأجهزة، مثل: الحاسوب، والفاكس، والطابعة، ويحتاج السكرتير أيضاً أن يمتلك القدرة على التعامل مع بعض البرمجيات التي تتطلبها الوظيفة ، والتي تُسَهل إنجاز العمل، وتجعله أكثر تنظيماً، بالإضافة إلى القدرة على إدارة الوقت بشكل جيد، والتعامل بأسلوب جيد، ولبق مع الآخرين، والحفاظ على سرية العمل.[٢]


الالتزام بمواعيد الدوام

يلتزم السكرتير الناجح بمواعيد العمل بشكل دقيق، فالحضور في وقت مبكر يمنح السكرتير متسعاً من الوقت للتحضير للاجتماعات، وقراءة رسائل البريد الإلكتروني، والرد عليها، وغيرها من المهام، ويقوم السكرتير الناجح، والذي يحرص على الالتزام بمواعيد العمل بحساب المدة الزمنية التي تلزمه للوصول إلى العمل كل يوم، وذلك لمعرفة المتوسط الحقيقي للمدة، وضبط التوقيت وفقاً لذلك.[٣]


التواصل مع العملاء

يُعرَف السكرتير أيضاً السكرتير بمساعد إداري، أو تنفيذي ، وهو صلة الوصل بين العملاء، والموظفين في العمل، فهو يقوم باستقبال العملاء، والزوار، والمكالمات الهاتفية، وترتيب المواعيد، بالإضافة إلى التواصل مع المكاتب الداخلية التابعة لمؤسسة العمل، ويقوم السكرتير الناجح أيضاً بمتابعة البريد، وترتيبه حسب الأولوية، والتخلص من البريد غير الهام، كما يعطي السكرتير المحترف الأولوية للعمل بناءاً على المواعيد النهائية لتسليمها، وإنجازها.[٤]


البحث الدقيق عن المعلومات المتعلقة بالعمل

تعتبر مهارة البحث الدقيق عن المعلومات، من المتطلبات الأساسية التي يجب توافرها في السكرتير الناجح، فعندما يتعلق الأمر بإيجاد معلومات مهمة، يحتاج السكرتير إلى البحث الدقيق عنها، وعلى سبيل المثال، يحتاج السكرتير إلى إجراء بعض الأبحاث قبل الرد على رسالة بريد إلكتروني تطلب التمويل من إدارة الشركة، أو المؤسسة التي يعمل بها السكرتير، أو قد يُطلب من السكرتير البحث عن وجهات السفر قبل إجراء الحجوزات لرحلة العمل للرئيس في العمل، فإذا لم يكن للسكرتير المهارات البحثية اللازمة، فقد يفوّت تفاصيل مهمة، مثل أن يكون رئيس العمل بحاجة تأشيرة عمل، وليس تأشيرة سياحية لرحلته، مما قد يسبب مشاكل لرئيس العمل أثناء رحلته.[٥]


المراجع

  1. Beth Greenwood, "Personality Traits to Become a Secretary"، www.work.chron.com, Retrieved 17-7-2018. Edited.
  2. Sam Ashe-Edmunds, "How to Be an Effective Secretary"، www.work.chron.com, Retrieved 17-7-2018. Edited
  3. "How to Be an Efficient and Organized Secretary", www.wikihow.com, Retrieved 17-7-2018. Edited.
  4. "What Is a Professional Secretary?", www.learn.org, Retrieved 17-7-2018. Edited.
  5. Lauren Frost (3-8-2015), "MASTER THESE 5 SKILLS TO BECOME A PROFESSIONAL SECRETARY"، www.oxbridgeacademy.edu.za, Retrieved 17-7-2018. Edited.