مهارة كتابة تقرير

كتابة - آخر تحديث: ٠٦:٥٣ ، ١١ يناير ٢٠١٦
مهارة كتابة تقرير

التقرير

هو شكل من أشكال الكتابة الوظيفية، ويتضمن وصف توضيحي لقضية ما من خلال جمع أكبر قدرٍ ممكن من الحقائق والوثائق والمعلومات المتعلقة بهذه القضية.


فوائد التقرير

  • تحديد مدى إمكانية الوصول إلى الهدف الطلوب.
  • تحديد التحديات والمعيقات التي واجهت صاحب التقرير عند جمع المعلومات.
  • تدوين المعلومات من أجل العودة إليه عند الضرورة.
  • الحصول على أفكارٍ جديدة والعمل على إنتاجها وتطويرها وحفظها.
  • الشعور بتحقيق الأهداف وانجازها مما يزيد الثقة بالنفس.
  • المساعدة في وضع خطط مستقبلية.


عيوب كتابة التقرير

  • اللجوء إلى بعض الجمل الطويلة والمصطلحات والتعابير غير الملائمة للموضوع، بحيث إنها تقف حاجزاً أمام تسلسل الآراء وتعمل على تعقيد التقرير.
  • استعمال المصطلحات الفنية بكثرة، مما يعمل على إزالة جانب الإثارة والتشويق في التقرير وتجعله أقل حيويةٍ.


الأمور الواجب مراعاتها عند كتابة التقرير

  • يُشترط أن يتم اختيار عنوان واضح ومفهوم للتقرير، وأن يوضح العنوان الفكرة الرئيسية من التقرير وطبيعة المعلومات.
  • الاستيعاب الشامل لكل نواحي الموضوع المراد الكتابة عنه.
  • الاستعانة بتدوين بعض الملاحظات.
  • الاستعانة بالدلائل اللازمة للبرهان.
  • تنسيق التقرير في جمل وكلمات شاملة وبأسلوب واضح.


المحاور الأساسية لكتابة التقرير

  • تحديد السبب الذي دعا إلى كتابة التقرير والحدود التي تمّت الكتابة فيها، والجهة المراد توجيه التقرير لها.
  • الدقة في جمع المعلومات واتباع الأسلوب الموضوعي في جمعها.
  • تحليل المعلومات وتدقيقها من أجل الوصول إلى النتائج.
  • البدء في كتابة التقرير على أساس اتباع أسلوب فني فعّال.


البناء الفني لكتابة التقرير

  • مقدمة مختصرة: يتم فيها ذكر السبب في كتابة التقرير وهدفه والظروف التي دعت له، ولا بد من التطرّق لكتابة بعض الصعوبات والعقبات التي واجهت الكاتب أثناء جمع المعلومات.
  • محتوى التقرير: ويتم فيه عرض المعلومات والحقائق بشكلٍ متناسق ومتسلسل، وقد يتضمّن ذكر الزمان والمكان إن لزم الأمر.
  • الخاتمة: ويتم فيها عرض الاقتراحات أو التوصيات.
  • عرض التقرير في صورته النهائية والجاهزة للطبع.


ضوابط في جمع المعلومات والحقائق في التقرير

  • تحصيل المعلومات والبيانات من المصدر الأصلي لها.
  • التأكد من صحتها من أجل تحليلها وتفصيلها بالشكل المطلوب.
  • الانتباه إلى الزمن والتاريخ في الوثائق المعتمدة وتغييرها إن لزم الأمر.
  • الاستعانة بدفتر لتدوين وتوثيق الملاحظات عليه.
  • شرح البيانات والمعلومات من خلال استخدام الصور أو الجداول.
  • الأمانة في كتابة التقرير، والعمل على تعيين المحاور الأساسية لكتابة التقرير وفقاً للهدف المراد من التقرير، ويجب التحلّي بالصدق والنزاهة والابتعاد عن الأغراض الشخصية.


سمات الكتابة الناجحة للتقارير

  • الاهتمام بالمظهر الخارجي للتقرير وأسلوب الصياغة المتّبع فيه وطريقة التحرير.
  • الموضوعية وتحري الصدق والنزاهة والابتعاد عن الأغراض الشخصية أو أيّة عواطف وتحيّزات.
  • وسيلة إخبارية.
  • الدقة والوضوح والأمانة لأنّك ناقل للحقيقة، لذلك يجب التأكّد من صحّة المعلومات قبل الأخذ بها.