بحث حول الرقابة الإدارية

كتابة - آخر تحديث: ٠٨:٥٢ ، ٩ مارس ٢٠١٧
بحث حول الرقابة الإدارية

الرقابة الإداريّة

الرقابة الإداريّة (بالإنجليزيّة: Administrative Control)؛ هي مَجموعةٌ من التطبيقات المُستخدمة من أجلِ الوصول إلى الكفاءة الإداريّة، وتُعتبر جُزءاً من نظام التحكّم الداخليّ في المؤسسات، وتهدف إلى دعم تنفيذ كافّة الأعمال في الأوقات المُناسبة، والمُرتبطة مع السياسات الإداريّة،[١] وأيضاً تُعرف الرقابة الإداريّة بأنّها الأفعال أو القوّة التي تُحقّق السيطرة على العمل، وهي مِن الوسائل القانونيّة المُستخدمة في التنظيم والتوجيه الإداريّ،[٢] ومن التعريفات الأخرى للرقابة الإداريّة هي الأفعال المُرتبطة بالسيطرة على الأشياء أو الأشخاص، من خلال فرض السلطة المُناسبة والمُرتبطة في نجاح الرّقابة.[٣]


وسائل الرقابة الإداريّة

تَعتمد الرقابة الإداريّة من أجل تحقيق النجاح في عملها على مَجموعة من الوسائل، وهي:[٤]

  • التقارير الإداريّة: هي من الأدوات المُستخدمة في الرقابة، وتساعد على تَوضيح مُستويات أداء الموظّفين، وطبيعة إنجاز الأعمال الخاصّة بهم.
  • الإشراف الإداريّ: هو المُتابعة المستمرة لبيئة العمل، من خلال دعم ورفع معنويّات المُوظّفين عن طريق تطبيق وسائل الإدارة الحديثة.
  • الشكاوى: هي عبارة عن كلّ شكوى تصدر عن العُملاء الذين يتعاملون مع المؤسسة، وتساعد على توضيح مجموعةٍ من المَعلومات للمدراء عن الصورة الحقيقيّة لطبيعة العمل، والأخطاء التي حدثت من أجل تجنّب حدوثها في المستقبل.
  • الإدارة بالتفويض: هي تفويض صلاحيّات المدراء إلى بعض الموظفين؛ من أجل تطبيق الرقابة الإداريّة على العمل، والتأكّد من حُسن سيره بطريقةٍ صحيحة، ويُساهم ذلك في رفع مستوى وكفاءة الأداء الوظيفيّ عند الموظّفين.
  • الإدارة بالأهداف: هي وضع مجموعةٍ من الأهداف، ومن ثمّ ربطها مع مَعايير رقابيّة تَعتمد على وجود مسؤوليّاتٍ مشتركة بين المدراء والموظفين؛ حتى يتمَّ لاحقاً قياسها وتحديد الأمور المُناسبة لتطبيقها بطريقةٍ صحيحة.


أهداف الرقابة الإداريّة

تسعى الرّقابة الإداريّة إلى تنفيذ العديد من الأهداف من أهمها:[٥]

  • التقيد بالسياسة الإداريّة: هو الهدف المُرتبط بمُتابعة تنفيذ الدوائر الإداريّة للتعليمات والقرارات المُختلفة حسب اختصاص كلٍّ منها، ويساعد ذلك على التأكّد من مدى وضوح فهم القرارات الإداريّة؛ ممّا يُساعد على عدم ترك المجال للتفسيرات الذاتيّة في الدوائر، والتي ينتج عنها سوء تنفيذ التعليمات أو عدم معرفة كيفيّة استخدامها من أجل الوصول إلى أهداف العمل بكفاءة.
  • الاستخدام المُناسب للموارد الاقتصاديّة: هو العمل على ترشيد طُرق صرف أو استخدام الموارد الاقتصاديّة؛ من أجل تحقيق الأهداف مع الحرص على عدم التبذير أو الإسراف في هذه الموارد، بل من المُهم استخدام الكميّات المُناسبة منها بأقلّ التكاليف الممكنة.
  • توزيع المسؤوليات: هو تعزيز قُدرة الشركة على تطبيق الرقابة الداخليّة الشاملة لكافّة الدوائر عن طريق تقسيم المهام والوظائف الإداريّة بين الموظّفين، فلا ينفرد موظّف فقط في أداء وظيفةٍ مُعيّنة من بدايتها إلى نهايتها، ممّا يُساهم في تفادي وقوع الأخطاء أو مَعرفتها مبكراً من أجل علاجها بشكلٍ سريع، كما يُساعد توزيع المسؤوليّات على منعِ تداخل أو تكرار الأنشطة في بيئة العمل.
  • تطبيق الإدارة للمراجعة الداخليّة: هو تنفيذ التدقيق ضمن بيئة العمل، ويَهدف إلى تحقيق الآتي:
    • تحسين سير العمل وفقاً للخُطط والسياسات المُعتمدة في المؤسسة.
    • مساعدة الإدارة على تجاوز الروتين اليوميّ.
    • التأكد من تنفيذ الإجراءات الخاصّة في الرقابة الداخليّة.
    • تقديم توصيات بتدريب وتأهيل الموظّفين في الأقسام الإداريّة.
    • تحقيق الأداء المُميّز والجيّد والفعّال.


أنواع الرقابة الإداريّة

تُقسم الرقابة الإداريّة في المنشآت إلى مجموعة من الأنواع وهي:[٦]

  • الرقابة من حيث التنفيذ؛ وتقسم إلى:
    • الرقابة الوقائيّة: هي رقابة تُطبق قبل تنفيذ المهام، ووظيفتها منع الوقوع في الأخطاء ومُعالجتها من بدايتها.
    • الرقابة العلاجيّة: هي رقابة تُطبّق بعد تنفيذ المهام، ووظيفتها إنجاز كلّ مراحل العمل أو أيّ جزءٍ من أجزائه بطريقةٍ صحيحة؛ من خلال مُتابعة المهام والأنشطة، ومن ثمّ حَصرها لمقارنتها مع المعايير الوظيفيّة، من أجل تقييم الأخطاء بعد حدوثها لمنع تكرارها في المستقبل.
  • الرقابة من حيث الوظيفة؛ وتقسم إلى:
    • الرقابة المستمرة: هي نوعٌ من أنواع الرّقابة تُعرف أيضاً بمُسمّى الرقابة التشغيليّة، والهدف منها التأكّد من التقيّد في تنفيذ قواعد العمل، ومعرفة مساره والسلوك الخاص بالموظّفين.
    • الرقابة المحاسبيّة: هي رقابة تهدفُ إلى متابعة الأداء الماليّ والبيانات الخاصّة فيه، والتأكّد من صحّة ومصداقيّة كافّة المُعاملات الماليّة، وأنّها ذات أُسسٍ قانونيّة ممّا يساهم في تقديم الحماية للأصول الخاصة في المؤسسة.


أهمية الرقابة الإداريّة

تعدُّ الرقابة الإداريّة من الوظائف المُهمّة في المنشآت بكافة أنواعها، وتُلخّص هذه الأهمية وفقاً للنقاط الآتية:[٧]

  • توحيد الأداء؛ ممّا يساهم في المُحافظة على كفاءة العمل المؤسسيّ، والتقليل من النفقات الماليّة.
  • تقليص حجم الخسائر، والمفقودات الناتجة عن سوء استِخدام موجودات المؤسسة.
  • توحيد جودة العمل، ويؤدّي ذلك إلى مساعدة الإدارة على تلبية حاجات الموظّفين، والسوق الخاص في الأعمال، ويُحقّق توقّعات العملاء والزبائن.
  • مُراقبة وظيفة التخطيط؛ من خلال المُوازنة بين المَبيعات المتوقّعة والعمليّة الإنتاجيّة، ومن ثمّ مُقارنتها مع العمل والتكاليف المُستخدمة في جدولة الأعمال.
  • المساهمة في زرع الشعور الإيجابيّ عند الموظفين؛ من أجل تَحفيزهم لتحقيق أفضل أداء يُساهم في الوصول إلى الأهداف.


مجالات الرقابة الإداريّة

يُعدّ تطبيق الرقابة الإداريّة شاملاً لمجموعة من المجالات وهي:[٨]

  • مجال الإنتاج: هو تطبيق الرقابة على الإنتاج من أجل تَحقيق التوافق بين المُنتجات، والمعدّات، والوقت، والنشاطات الخاصّة في إنجاز ما هو مطلوب.
  • مجال التسويق: هو تَطبيق الرقابة على الخدمات والسلع؛ ممّا يساهم في توفيرها ضمن الزمان والمَكان المناسبين، وتنفّذ الرقابة الإداريّة على التسويق مجموعةً من العمليّات، وهي مُتابعة حجم المبيعات، ومَعرفة الأرباح الناتجة عنها، وقياس كميّتها في منطقة ما.
  • مجال الموارد البشريّة: هو تنفيذ دور الإدارة في الرقابة على الموظّفين، ومتابعة أداء كلّ موظف من خلال مجموعةٍ من الأُسس، ومنها: المهارات الشخصيّة، والتعاون، وتحقيق الأهداف، وغيرها.


مبادئ الرقابة الإداريّة

تعتمد الرقابة الإداريّة على مجموعة مَبادئ من أهمها:[٨]

  • تحقيق الاقتصاديّة: هي القدرة على مُراقبة تنفيذ كافّة العمليات بأقلّ التكاليف؛ لذلك ليس بالضرورة الاستعانة بنظامٍ رقابيّ كبير إلّا إذا كان حجم المؤسّسة كبيراً ويحتاج إلى نطاق رقابة متّسع.
  • التكامل: هو التعاون بين الرّقابة وكافة النطاقات التنظيميّة الأخرى في المؤسسة، ويعتمد ذلك على دور المدراء في الربط بين استراتيجيّات العمل، وطبيعة النظام الرقابيّ.
  • الوضوح: هو سهولة فهم الرقابة الإداريّة من قبل الأفراد الذين يُطبّقونها في بيئة العمل.


المراجع

  1. "administrative control system", Business Dictionary, Retrieved 21-2-2017. Edited.
  2. "control", Dictionary.com, Retrieved 21-2-2017. Edited.
  3. "control", Cambridge Dictionary, Retrieved 21-2-2017. Edited.
  4. عبدالله السنيدي، "الرقابة الإدارية"، جريدة الرياض (الموقع الإلكتروني)، اطّلع عليه بتاريخ 21-2-2017. بتصرّف.
  5. "الرقابة الإدارية - الأهداف"، جامعة النجاح الوطنية، اطّلع عليه بتاريخ 21-2-2017. بتصرّف.
  6. أ. رحاب كاظم (10-1-2013)، "الرقابة - أنواع الرقابة"، جامعة بابل - كلية الإدارة والاقتصاد، اطّلع عليه بتاريخ 21-2-2017. بتصرّف.
  7. نسيب شمس (7-12-2015)، "الرقابة الإدارية وسيلة وليست غاية"، صحيفة العربي الجديد، اطّلع عليه بتاريخ 21-2-2017. بتصرّف.
  8. ^ أ ب السعيد بلوم، أساليب الرقابة ودورها في تقييم أداء المؤسسة الاقتصادية، الجزائر: جامعة منتوري قسنطينة، صفحة 43، 53، 54 (ترتيب صفحات Pdf). بتصرّف.