كيفية إعداد تقرير إداري

كتابة - آخر تحديث: ١٠:٠١ ، ١ أبريل ٢٠١٨
كيفية إعداد تقرير إداري

كيفية كتابة التّقرير الإداري

يُمكن كتابة التّقرير الإداري باتباع الخطوات الآتية:[١]

  • كتابة المعلومات الخاصّة بالمشروع في أعلى الصفحة؛ حيث يتم ذكر اسم المشروع، والمؤسسة التي يتبع لها، والتاريخ المتوقع لبدء، وانتهاء العمل به، إلى جانب اسم كاتب التقرير وتاريخ كتابته والشّهر الذي يتناوله التّقرير، كما يتم أيضاً ذكر أسماء فريق المشروع.
  • كتابة مقدّمة التّقرير، والإنجازات التي تم تحقيقها على مدار الشهر، والمقارنة بين السير الحقيقيّ للمشروع مع الجدول الزّمني الذي تمّ إنشاؤه في بداية المشروع، وشرح العوامل التي تسببت في فشل الفريق في تلبية التوقعات.
  • تحديد المهام التي قام بها الفريق على مدار الشهر، ويُمكن تحديدها بشكلٍ فرديّ؛ بحيث يتم كتابة المهام لكل عضو من الفريق على حدة أو يُمكن تحديدها كمجموعة.
  • مراجعة التحديات التي واجهها الفريق خلال الشهر.
  • إضافة الوثائق اللازمة لدعم المعلومات الواردة في التّقرير، مثل البيانات الإحصائية، أو معلومات الميزانية.


أقسام التقرير الإداري

عند كتابة التقرير الإداري يجب أن يحتوي على ما ياتي:[٢]

  • قسم العنوان: يتضمّن قسم العنوان كلاً من العنوان والملخّص؛ ويتضمّن الملخّص وصفاً واضحاً ومختصراً للنّقاط الرئيسية في التقرير؛ بحيث يتمكّن أي شخص من فهمها، وينصح بتجنّب النسخ واللصق من التقرير نفسه.
  • المقدّمة: تبيّن المقدّمة أهمية التقرير بالنّسبة للقارئ.
  • جسم التقرير: يتكوّن جسم التقرير عادةً من عدّة أقسام رئيسية وأقسام فرعية، بحيث يتمّ ترتيبها تبعاً للأولوية.
  • النتائج: تعرض النتائج الاستنتاجات المنطقية الخاصّة بموضوع التقرير.
  • التوصيات: وتتضمّن ما يقترح كاتب التقرير القيام به، وتتم كتابتها بلغة واضحة.
  • الملحقات: وتتضمّن المعلومات التي تدعم المعلومات الواردة في التّقرير، والتي يرغب المختصّون بمشاهدتها.


أشكال التقارير

هنك أربعة أشكال للتقارير، وهي كما يأتي:[٣]

  • المذكّرات: وهو نوع من التقارير الروتينية التي تعدّها المنظّمة، وتُستخدم لأغراض الاتصال الداخلي في العمل، حيث تستخدم لغةً موضوعيةً غير شخصية، كما يتراوح طولها بين جملة أو اثنتين إلى بضع صفحات.
  • الرّسائل: تتكوّن الرّسائل عادةً من صفحة واحدة، وتُستخدم لأغراض الاتّصال الخارجيّ، وتتميز بقالب وسمات شكلية معيّنة، مثل وجوب احتوائها على عنوان المرسل، واسم المستلم وعنوانه...
  • التقارير الرّسمية: تُكتب التقارير الرّسمية وفق هيكلية محدّدة، وتستهدف مجموعةً من القرّاء داخل وخارج العمل، حيث تحتوي غالبية التقارير الرسمية على عدّة عناصر، مثل صفحة العنوان، وجدول المحتويات، والرسوم توضيحية، وغيرها.
  • التقارير شبه الرّسمية: وهي التقارير التي تُشكّل نُسخاً أقلّ طولاً وتعقيداً من التقارير الرّسمية، وعادةً ما تحتوي التقارير شبه الرّسمية على عدّة صفحات تتضمّن صفحة العنوان، والمقدّمة، وجسم التقرير، والمراجع.


ملاحظات حول التّقارير

من الملاحظات المهمّة حول التّقارير ما يأتي:[٤]

  • تؤدّي التّقارير أربع وظائف، وهي: ضمان عمل جميع الإدارات وفقاً لما هو مطلوب منها، وتقديم المعلومات، والتّحليل، وإقناع الآخرين بالعمل.
  • يتميز التقرير النّاجح بفهم القارئ لما يقصده الكاتب، وتأثيره في القارئ؛ بحيث يعمل كما يُريد الكاتب، إضافةً إلى أهميو أن يكون تقريراً دقيقاً، وكاملاً، وموجزاً وواضحاً.
  • يعتمد معدّو التّقرير على نوعين من التّقارير، يُركّز الأوّل على عرض المعلومات، مثل "ما يتم فعله الآن" أو "ما تم فعله في الشّهر الماضي"، ويعتمد الثّاني على التّحليل، مثل "ماذا تعني هذه المعلومات بالنّسبة للإدارة" أو "ما هي مسارات العمل التي يجب أخذها بعين الاعتبار".


المراجع

  1. Beth Rifkin, "How to Write a Monthly Report"، work.chron.com, Retrieved 6-3-2018. Edited.
  2. Tony Atherton, "Report Writing - How to Format a Business Report"، www.deskdemon.com, Retrieved 6-3-2018. Edited.
  3. Natasha Gilani, "Four Types of Report Formats"، work.chron.com, Retrieved 6-3-2018. Edited.
  4. Richard Nordquist (26-4-2017), "Report Definition and Types"، www.thoughtco.com, Retrieved 6-3-2018. Edited.