كيفية كتابة تقارير إدارية

كتابة - آخر تحديث: ١٠:٠٠ ، ٢٨ يناير ٢٠١٦
كيفية كتابة تقارير إدارية

كيفية كتابة تقارير إداريّة

تتطلّب الوظائف وتحديداً الرسميّة والإداريّة أنواعاً معيّنة من التقارير التي يتمّ فيها متابعة خطّة العمل والتعديل عليها والاطلاع على أبرز نتائجها؛ لذلك لا بدّ من كتابتها بطريقة معينة بحيث يكون لها أسلوباً ومنهجاً محدّداً يميّزها عن غيرها، وتكون هذه التقارير مكتوبة بلغات مختلفة وتعمل على مناقشة موضوع معين بشكل عام أو خاص، بالاعتماد على المؤسسة، فيتمّ كتابتها مؤلفةً من مجموعة معينة من العناصر التي تتضمّن ما يلي:


صفحة العنوان

هي أولى الصفحات التي تتضمّنها التقارير الإدرايّة الضخمة والكبيرة، بحيث تحتوي على مجموعة من المعلومات الأساسيّة التي تعكس صورة التقرير، وتتألّف بدورها من مجموعة من العناصر أهمّها عنوان التقرير واسم مؤلفه أو الشخص الذي قام بإعداده، ووظيفته، واسم الجهة التي صدر عنها وتاريخ الإصدار، وبالنسبة للتقارير الصغيرة فهي لا تتطلّب صفحة العنوان بأكملها، فقط تستكفي بوضع المعلومات الأساسية في بداية التقرير.


ملخّص التقرير

يحتوي على معلومات تلخّص كلّ ما يتضمّنه التقرير، بحيث يصل القارئ عند قراءته له لفكرتين، الأولى هل يحتاج أن يقرأ بقية التقرير أم لا يحتاج، والثانية تكون بهدف إيصال مجموعة من الأساسيات للشخص المعني مثل المعطيات والقرارات التي تم تنفيذها، إضافةً إلى النتائج المرصودة ومجموعة من التوصيات، وهنا إمّا أن يكمل الشخص قراءته أو يتوقّف لأنّ الملخّص كان شاملاً ومفهوماً. وفي حال كان الملخّص صغيراً يتم وضعه في صفحة العنوان؛ حتى يتمكن القارئ من الاطلاع عليه بشكل سريع، وهذا هو المنتشر في التقارير الصغيرة، أمّا الكبيرة يحتاج فيها الملخّص إلى صفحة واحدة لوحده، إمّا أن تكون تالية لصفحة العنوان أو بعد الجدوال والرموز، وعندما لا يتمّ تحديد مكان وضعه فمن الأفضل أن يكون بعد صفحة العنوان مباشرةً؛ لأنّه لا داعي للاطلاع على الجدوال عندما يفهم القارئ ما يريده من الملخّص، وهو إمّا أن يكون معلوماتياً وهو الذي ذكرناه بالتفصيل خلال هذه الفقرة، أو وصفياً بحيث يتضمن فكرة سريعة دون توضيح النتائج، والأول هو الأكثر استخداماً وانتشاراً.


جدول المحتويات

يكون عبارة عن جدول مؤلفاً من أرقام الصفحات التي بدأ بها كل قسم من التقرير؛ حتّى يسهل على القارئ الوصول للقسم الذي يريده بشكل مباشر، وتكون أسماء الأقسام مقابلةً للأرقام.


قائمة الأشكال والجداول

تستخدم هذه المور للتوضيح وتسهيل فهم المعلومات والأمور الموجودة بدخل التقريرن وتحديداً التي تحتاج إلى تفسير بحيث لا يستطيع فهمها إلى من هو متخصّص فيها.


المقدّمة

يجب أن تقوم بثلاثة وظائف الأولى توضيح الموضوع أو الفكرة الذي يدور حولها التقرير، والثانية هي توضيح الهدف من كتابته، والثالثة توضح حدوده، علماً بأنّها لا تتضمن شيئاً من النتائج أو التوصيات، فيجب أن يكون حجمها مناسباً لحجم التقرير، فعلى سبيل المثال إذا كان التقرير مكوناً من عشرة صفحات؛ سيكون منطقياً أن تكون المقدمة صفحتين، بينما لو كان التقرير أربع صفحات أو أقل يمكن هنا الاستكفاء ببضعة أسطر إلى صفحة واحدة فقط.


متن التقرير

أو كما يطلق عليه البعض اسم قلب التقرير، ويكون عبارة عن مجموعة من الأجزاء التي توضح موضوع التقرير بشكل تفصيلي، من خلال إظهار المشكلة وطرق حلها، إضافةً للنتائج.


الاستنتاجات والتوصيات

بحيث تمثّل الاستنتاجات مجموعة المعلومات التي تمّ الحصول عليها واستنباطها من البيانات التي تضمّنها التقرير، بينما التوصيات فهي مجموعة من الأمور التي يجب تنفيذها اعتماداً على النتائج والاستنتاجات.