كيف اكتب تقرير اداري

كتابة - آخر تحديث: ١٤:٣٥ ، ٢١ أغسطس ٢٠١٤
كيف اكتب تقرير اداري

يختلف نمط وطريقة كتابة التّقرير العادي عن التّقرير الإداري، من حيث الشكل والمضمون، فالتّقرير الاداري يحتاج إلى بعض الأمور التي لا يحتاجها التّقرير العادي، كما يتضمن شرح لأمور أكثر، كما أن التقارير الادارية تلزم في الدوائر الحكومية، وفي الشركات، وأماكن العمل، ومن أهم عناصر التّقرير الإداري التالي :

1) صفحة العنوان :

وهذه الصفحة تكون فقط في التقارير الادارية الكبيرة، وتحتوي على تعريف بالتّقرير، من حيث اسم التّقرير، اسم معد التّقرير، الأمور التي يتضمنها التّقرير، تاريخ إعداد التّقرير، الجهة المستلمة للتقرير، الجهة المعدة للتقرير، ولكن التقارير الصغيرة التي يتداولها الموظفون بشكل يومي لا تتطلب وجود صفحة العنوان، وإنما هذه الصفحة تكون موجودة فقط في التقارير الكبيرة التي تعد بصورة أسبوعية أو بصورة شهرية أو سنوية .

2) ملخص التّقرير :

وقد يوضع ملخص التّقرير في نفس صفحة العنوان إذا كان الملخص قصيراً، أو قد يكون في صفحة مستلقة إذا كان الملخص كبيراً، ويكون في الصفحة التالية لصفحة العنوان، وأن يحتوي على تلخيص لأهم العناصر التي يتضمنها التّقرير، كما يوضع به النتائج والتوصيات من التّقرير، والعبرة من ملخص التّقرير هو تعريف القارئ له ما إذا كان يحتاج إلى قرائته أو لا، كما أن ملخص التّقرير نوعان، وهما الملخص المعلوماتي، ويتضمن معلومات حول كاتب التّقرير والجهة المرسل إليها وتاريخ إعداد التّقرير، والنوع الآخر هو الملخص الوصفي، والذي يتضمن وصف للتقرير من حيث الأمور التي سيتناولها التّقرير، والعناصر المدرجة داخله.

3) جدول المحتويات :

ويشبه إلى حد ما الفهرس الموجود في الكتب، حيث يحتوي على أسماء الأقسام، وأرقام الصفحات التي يوجد بها القسم، وذلك يسهل بصورة كبيرة الوصول إلى القسم المراد، والحصول على المعلومات المرادة، ولا يستخدم هذا الجدول في حالة التقارير القصيرة، والتي يتم تداولها بشكل يومي .

4) قائمة الأشكال والجداول :

وهي قائمة تحتوي على فهرس للجداول والأشكال الموجودة في التّقرير وأرقام الصفحات المتواجدة بها .

5) مقدمة التّقرير :

وتحتوي على معلومات حول التّقرير، كما تتحدث عن موضع التّقرير بإيجاز، وحدود التّقرير، والأهداف المرجوة من التّقرير، وتحدث بصورة بسيطة عن التّقرير .

6) متن التّقرير :

ويحتوي على العناصر الأساسية للتقرير، ويشمل صلب الموضوع بالتفصيل، والحديث عنه والتطرق إلى أمثلة ووجود حسابات، ويحتوي على أشكال ورسوم بيانية، ويأخذ النصيب الأكبر من التّقرير، ويكون عدد صفحاته أكثر .

7) الاستنتاجات والتوصيات :

وتتضمن الاستنتاجات المستفادة من التّقرير، كما تتضمن الأهداف التي سيحققها التّقرير بعد قرائته، وأن التّقرير كان حاوي لجميع الأسئلة المرادة . أمّا التوصيات فهي الأمور الموصى العمل بها بعد إعداد هذا التّقرير، كما قد تتضمن بعض المقترحات على الإدارة والمختصون .

1262 مشاهدة