طريقة إعداد تقرير

كتابة - آخر تحديث: ١٢:١٩ ، ٧ سبتمبر ٢٠١٦
طريقة إعداد تقرير

التقرير

مُلخّص يُقدّم المَعلومات المتعلّقة بموضوع أو مُشكلة معيّنة داخل منظمّة أو شركة بطريقة تحليلية واضحة ومُبسطّة، وقد أصبح يُعوّل على إعداد التقارير بشكلٍ كبير لما له من أهميّة في تعريف الجهات المهتمّة بسير العمليّات ممّا يساعد في تقييم العمل بشكلٍ دوريّ، والعمل على تطوير وتَحسين الأداء.


أهمية التقرير

  • وسيلة تواصل فعّالة بين المستويات الإداريّة في الشركة الواحدة من جهة، وبين الشركة والجهات الخارجيّة من جهة أُخرى.
  • إنّ عملية إعداد التقارير تخلق جوّاََ من التفاهم والثقة لاحتوائها على معلومات موثّقة وتحليلية، ممّا يساعد على إدراك نقاط الضعف والقوّة والعمل على حلّ المشاكل وبالتالي تحسين الأداء للوصول إلى أفضل النتائج.
  • يساعد على التخطيط وتقديم مُقترحات جديدة.


أنواع التقارير

  • زمنيّاََ: قد تصدر التقارير بطريقةٍ دوريّة بحيث ترتبط بفترةٍ زمنيّة يتم تحديدها مسبقاً وقد تكون يوميّةً، وأسبوعيّةً، وشهريّة، وربع سنويّة، ونصف سنويّة، وسنويّة أو يتم إصدارها بطريقة غير دوريّة؛ بحيث لا ترتبط بفترةٍ زمنيّة معينّة وتصدر عند وقوع أحداث استثنائيّة ونادرة.
  • حسب الهدف: تقرير متابعة، ومعلومات، ودراسات، وتقييم أداء.
  • حسب المحتوى: تقرير مالية ومحاسبية، وأنشطة، وأفراد.
  • شكليّاََ: تقارير فردية وسابقة التصميم.
  • حسب التوجيه: داخليّة وخارجيّة.
  • منهجيّاََ: تقارير تاريخيّة، وصفيّة، وإحصائيّة، ومقارنة.


طريقة إعداد التقرير

  • إعداد التقرير:
    • تكون بتحديد موضوع التقرير والهدف منه بوضوح ضمن الصّلاحيات المتاحة.
    • يجب معرفة وتحديد قارئ التقرير لتحديد أسلوب كتابة التقرير والمعلومات التي يَحتاج أن يعرفها والنتائج والإجراءات المترتّبة عليها.
    • يجب جمع المعلومات المتعلّقة بالموضوع واللّازمة لكتابته وتسجيلها لمراجعتها والتّأكد من صحتّها.
  • تنظيم وترتيب التقرير:
    • تحديد الهدف من كتابة التقرير بوضوح وإعطائه عنوان مناسب، ثمّ تحديد الأقسام الرئيسيّة والفرعيّة للتقرير وعنونتها.
    • اختيار الأشكال التوضيحيّة المُناسبة وتحديد فائدتها في حال استخدامها.
    • تحديد المصادر والمَراجع والنّقاط التّي تَحتاج إلى شرح لِتتمّ إضافتها كهوامش.
  • كتابة التقرير:
    • استخدام أسلوب كتابة منسّق ومرتّب ومناسب لإيصال المعلومات بطريقة واضحة.
    • ابتداء التقرير بكتابة صفحة الغلاف وما تحتويه من عنوان التقرير والجهة المرسل منها وإليها التقرير، وتحديد اسم الكاتب ووظيفته وتاريخ الكتابة، وتقديم المحتويات بتلخيص عام وكتابة المقدّمة بما يتناسب مع محتويات وحجم التّقرير.
    • كتابة محتوى التقرير بعرض المعلومات بطريقة تحليليّة ومراعاة ارتباط الوسائل التوضيحيّة من أشكال وجداول بالفكرة المراد إيصالها ومواقعها في التقرير، ويفضّل الإشارة إليها بعناوين أو أرقام لتسهيل الرجوع أو الإشارة إليها عند الحاجة.
    • اختتام التّقرير بإدراج النتائج ومناقشتها وعرض توصيات الكاتب وخطط عمل مستقبليّة وذكر قائمة المراجع.