كيف أكتب خطاباً رسمياً

بواسطة: - آخر تحديث: ١٢:٢٢ ، ٦ أغسطس ٢٠١٥
كيف أكتب خطاباً رسمياً

الخطاب الرسميّ

تختلفُ وسائل التخاطب باختلاف المقام الذي يندرجُ تحتهُ مقالهُ الخاصُّ به بناء على تنوع أركانه، وأحد هذه الأركان هو الجهةُ المرسلةُ والجهة المرسل إليها وموضوع الخطاب؛ لذا تختلفُ صيغة الخطاب باختلاف طبيعة ورمزية هذه الأركان؛ فالعمل الرسميّ المؤسسيّ يقوم على تبادل المخاطبات الرسمية في ضوء القوانين والتشريعات السارية والأعراف والمفاهيم المُتفق عليها، وذلك ضمن إطارٍ رسميٍ يُحددُ نوع وشكل المخاطبة اللازمة لتحقيق الغاية مدار وعنوان الخطاب.


أنواع الخطاب الرسميّ

تختلف الخطابات الرسمية بناءً على الجهة المخاطبة وترتيبها ضمن سلم الأولويات والأهمّيّة؛ فهي من الممكن أن تكون على شكل: كتابٍ رسمي، أو مذكرةٍ رسميةٍ، أو تعميمٍ عامٍ، برقيةٍ مستعجلةٍ على شكل بريدٍ عاجلٍ كما في المخاطبات العسكرية، وهذا يعتمدُ على عدّة عوامل من أهمّها:

  • خطابٌ رسميٌ من جهةٍ رسميةٍ إلى جهة رسميةٍ أخرى: وهي المراسلات التي تكون على مستوى العمل المؤسسي، وتكون لغايات مختلفة منها: الاستعلام، أو الطلب، أو المتابعة، أو الإخبار، وتوصف بأنّها تأخذُ رقم إشارةٍ تسلسليٍ، وتاريخ، ودرجة أولويةٍ، وتوقيعاً رسمياً معتمداً.
  • خطاب من جهةٍ رسميةٍ إلى عناية فردٍ مُعينٍ بشخصه: وهي المراسلات التي تكون على مستوى متابعة العمل التشاركي لغايات: التوجيه، أو الإعلام، أو توجيه الأوامر، وتكون مُروّسةً باسم الشخص المُرْسل إليها من غير تعميمٍ لدرجة سريةٍ أو أولويةٍ على الغالب.
  • خطابٌ رسميٌ من فردٍ معينٍ بشخصه إلى جهةٍ رسميةٍ: وهي المراسلات التي يقوم بها الفرد المُعيّن متوجهاً بها إلى مؤسسةٍ ما غاية تحقيق مصلحةٍ معينةٍ، وذلك من خلال الطلب أو الاستدعاء أو التظلم أو معاملات الشراء واللوازم.
  • خطابٌ رسميٌ من فردٍ إلى فردٍ عنايةً بشخصة: وهي المرسلات التي تجري بين الأفراد بصفةٍ يطغى عليها الرسمية؛ غاية تقديم الدعوات الرسمية، أو الثناء والشكر، أو بدايات التعارف.


عناصر الخطاب الرسميّ

يتميز الخطاب الرسمي بوجود عددٍ من العناصر اللازمة فيه من حيث الشكل والمضمون؛ ومن أهمّها وأكثرها شيوعاً:

  • الترويسة: تحتل جهة اليمين أعلى الصفحة، وتحوي الاسم العام للجهة المرسلة، ويليها رقم المخاطبة وتاريخها، أمّا من الجهة اليسرى فيتمُّ عنونةُ درجة أولويّةٍ وسريّةٍ عند الحاجة، ويليها عُنوان المخاطبة، أمّا منتصف الترويسة فالغالب وضْعُ الشعار الرمزي العام للمؤسسة إن وجد.
  • المحتوى: وهو عادة ما يبدأُ باسم الجهة المُرسل إليها مع ذكر الألقاب إن وجدت مثل: (دولة، معالي، سعادة، عطوفة…) بشكلٍ مُسْتعْرضٍ وسط الصفحة وتحت الشعار الرمزي للمؤسسة.
  • الإشارات: ويقصد بها أرقامُ الكتب الرسمية السابقة حول نفس الموضوع إن وجدت، وذلك مع ذكْر تاريخها والجهة المُصدرة لها.
  • الإعلام والإخبار: وهي مقدمةٌ للدخول إلى موضوع المخاطبة، وتكون عادةً على شكل نقاطٍ رئيسيةٍ.
  • التوجيهات: تُختمُ بها المخاطبة من توجيه أوامر معينةٍ، أو طلب معين، أو صيغة استدعاء معيّن؛ وذلك حسب موضوع الإعلام في المخاطبة بالنقاط السابقة.
  • التوقيع: وتتمُّ كتابتهُ بعْد التوجيهات، ويتمثّلُ بكتابة اسم الجهة المُرسلة وتوقيع من ينوبُ عنها.
  • العنوان: يُخصّصُ آخرُ سطرٍ لذلك بكتابة وسائل التواصل مع الجهة مُرسلة المخاطبة.